Lo que comenzó con un proyecto hace dos años, hoy se ha convertido en numerosos procesos automatizados. Un camino lleno de beneficios y que recién comienza en la transformación digital.

Sodexo, multinacional líder en Chile en el servicio de comida y administración de instalaciones, comenzó en el 2019 su proceso de digitalización e integración de automatización robótica de procesos (RPA) junto a Tiaxa. A la fecha, se han automatizado una parte importante de las operaciones de Remuneraciones y Recursos Humanos, impactando positivamente en la calidad de vida de los trabajadores. 

“Una de las principales fortalezas de RPA es que se hace a medida del cliente” sostiene César Gaete, Gerente de Remuneraciones y Servicio a las Personas de Sodexo, quien ha visto cómo los cambios digitales de Chile están marcando la pauta de innovación para otras filiales de la compañía en Latinoamérica.

El primer paso que dio la multinacional francesa fue la automatización de las licencias médicas, logrando la gestión de más de dos mil documentos mensuales. De esta forma se logró agilizar la tramitación de las licencias, evitar errores de digitalización y reducir los costos de la empresa por no cumplir los plazos de pago legales.       

La implementación de RPA en el procesamiento de las licencias médicas disminuyó el tiempo de ejecución a menos de tres minutos por licencia, realizándose de forma completamente autónoma y automática, operando 24×7 y sin arrojar ningún fallo, lo que cambió la vida de las personas. 

La implementación de esta tecnología es no invasiva, aunque Gaete sostiene que “inicialmente siempre existe un temor al cambio y a quedar sin su fuente laboral, pero es un mito creer que al automatizar operaciones se van a desvincular personas. De hecho, estos procesos mejoran la calidad de vida de los trabajadores, quienes ahorran un 70% de su tiempo, el que pueden invertir en otros procesos y en su vida familiar”

La urgencia digital de la pandemia

La primera solución RPA se implementó en marzo del 2020 un poco antes del arribo de la pandemia. A la fecha, ya son nueve los procesos automatizados. “La pandemia nos hizo aprender y acelerar las cosas, comenzamos con un proceso hasta que comenzó a escalar” confiesa Gaete. 

Para Sodexo uno de sus principales desafíos frente a la crisis del coronavirus fue el constante cambio y reubicación de los trabajadores, a partir de las comunas que salían y entraban en cuarentena, donde al mes se ejecutaban más de mil casos. Gracias a la implementación de un bot de Tiaxa encontraron una eficiente solución.

El principal interés del gerente de Remuneraciones de Sodexo ha sido integrar el uso de RPA para lograr un sistema de interoperabilidad de procesos, que “nos ha hecho trabajar un 40% menos, somos un área sumamente operativa”. En lo que se refiere al tiempo de implementación de esta tecnología, Gaete enfatiza: “la mayoría cree que hacer estos cambios son de mucho tiempo, pero al contrario, al instalar esta tecnología puedes comprobar inmediatamente sus beneficios”. 

Escalabilidad y adaptación de RPA 

Sodexo tiene más de 18.500 empleados a lo largo de todo Chile, donde hay un rápido crecimiento del personal, lo que implica que constantemente hay cambios de contratos; transitorios, plazo fijo e indefinidos. La empresa en un mes tiene más de mil movimientos que tramitar, sin embargo, gracias al trabajo realizado en conjunto con Tiaxa, hoy todos estos trámites administrativos han sido automatizados, logrando reducir en un tercio sus tiempos de ejecución.

RPA es una tecnología que va más allá de los procesos numéricos, repetitivos o tareas operativas, ya que incluso se puede desarrollar con machine learning e inteligencia artificial. Esto permite la automatización de cualquier proceso clave de una cadena de valor o negocio, lo que evidencia su escalabilidad en cualquier área. Para César, “las compañías pueden ver estas mejoras como un gasto, pero son una inversión, porque hacen a las empresas ir hacia adelante”.

César afirma que “es muy importante para estos procesos trabajar con expertos”. Cuando se refiere a su experiencia con Tiaxa agrega: “hay confianza, hemos comprobado que siempre van a cumplir en un 100% y también con los plazos”. 

Gaete ve en el futuro a un Sodexo más digital; “con un mayor nivel de automatización y claridad en los procesos. RPA nos servirá también para otras áreas y cosas, donde todavía no lo hemos probado, pero que por ahora es un mundo sin límites”.